O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial muito útil dentro de uma organização. Através dela é possível identificar situações que podem ser aprimoradas a fim de trazer melhorias para o negócio. Dessa forma, a organização tem a oportunidade de ser mais eficiente e também de se colocar no mercado de forma mais competitiva.

Mas o que é, de fato, o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é a identificação das etapas necessárias para a conclusão de uma determinada atividade ou processo. É a enumeração de cada fase desse processo, onde também são destacados todos os elementos que interagem com ele.

Dentro de uma organização, o mapeamento de processos pode ser utilizado para diversas finalidades. São elas: a compreensão, a melhoria, a documentação, a padronização bem como a transformação dos processos.

A compreensão dos processos tem por finalidade o entendimento de como o processo funciona na prática. Já a melhoria dos processos tem por função adequar cada uma de suas etapas de acordo com as possiblidades encontradas. O levantamento dos processos, através de uma documentação, tem por objetivo oficializar sua estrutura e coesão. Essa documentação permite consultas de qualquer pessoa envolvida em seu processo a fim de esclarecer dúvidas ou capacitar novos colaboradores. A padronização, por sua vez, tem por finalidade assegurar que cada processo será executado com excelência conforme as regras estabelecidas. Já a transformação de processos é acionada quando é necessária uma restruturação, uma mudança mais profunda em todo o processo.

Através do mapeamento de processos é possível identificar quais os seus objetivos, quais os seus limites, assim como também as tarefas que o envolvem. Além disso, é possível conhecer quem é seu responsável direto bem como todos os demais colaboradores que dele participam. Para efeitos de planejamento, o mapeamento de processos permite saber que tipos de recursos (financeiros, humanos e materiais) são utilizados. As dificuldades e os riscos ligados ao processo também podem ser identificados através desta ferramenta.

Níveis Tradicionais

São 3 os níveis de profundidade do mapeamento de processos: nível descritivo, nível analítico e nível executável. O nível descritivo fornece uma visão básica do processo. Portanto, serve para entender como o processo acontece e quem são os colaboradores envolvidos. O nível analítico fornece uma visão mais técnica. Nesse nível, todos os eventos e exceções são destacados. O nível executável é mais focado e traz todas as etapas de implementação e automação de forma detalhada.

Representação

Depois que o mapeamento de processos é concluído, dá-se origem à sua representação, onde todas as etapas podem ser analisadas. São diversas as formas de se representar um mapeamento de processos, mas, a mais conhecida é o fluxograma.

Uma vez concluído o fluxograma, através do mapeamento de processos, a organização é capaz de identificar situações das mais diversas. Funções, tarefas, interferências na capacidade de produção, previsão de recursos e custos estimados são apenas algumas delas.

Vantagens

São muitas as vantagens do mapeamento de processos. Dentre elas pode-se destacar três: o controle, a padronização e a otimização desses processos.

Uma vez que todo o processo é mapeado, é fácil controlá-lo de forma mais efetiva a fim de garantir maior qualidade de execução. Assim, é possível prever de forma mais assertiva quais serão os resultados ao final desse processo e também identificar oportunidades de inovação.

De posse do mapeamento de processos é possível estabelecer sua padronização. Isso facilita e muito a implantação de normas técnicas cujo objetivo é maximizar a eficiência de todas as atividades inerentes ao processo. A padronização garante que todos os colaboradores saibam bem o que deve ser feito e como deve ser executado. Isso garante, entre outras coisas, a continuidade das atividades da organização.

Processo mapeado, controle estabelecido, padronização efetivada, é hora de contemplar o óbvio: a otimização dos processos. E, por otimização dos processos, entende-se: redução de custos, melhoria na gestão, diminuição de erros e na rotatividade de pessoal, aumento da lucratividade, entre outras.

O Grupo Personalité trabalha para que os processos de cada cliente possam ser otimizados, de acordo com a demanda de cada um, o que possibilita redução de custos e consequente aumento de lucratividade. E tudo é feito de forma personalizada. Sob medida. Simples assim.